طرق التخلص من الحجوزات الوهمية
ارتفاع في عدد العملاء المحتملين الذين يحجزون المواعيد ولا يحضرون في مواعيدهم يعني خسارة تلو الأخرى لصاحب العمل
في البداية، من السهل أن تدع عواطفك تسيطر عليك، خاصةً عندما يكون العملاء هم من اختاروا الجدول الزمني في المقام الأول. أيضًا، كان من الممكن الاستفادة من وقت الحجوزات الوهمية الفائتة واستخدامها لعملاء آخرين كانوا حتماً سيحضرون في الوقت المحدد. ومع ذلك، فبقدر ما يكون إرسال رسالة شديدة اللهجة إلى العملاء المحتملين أمرًا مغريًا، فإن أفضل ما يمكنك فعله هو التراجع وأخذ نفس عميق قبل أن تقول شيئًا قد تندم عليه لاحقًا.
تتناول هذه المقالة عن ما يجب عليك فعله عند عدم حضور العملاء المحتملين في مواعيدهم المجدولة. سوف نبحث سوياً للحصول على منظور حول هذا الأمر حتى نتمكن من معالجة المشكلة بكل سهولة.
ما المقصود بالحجوزات الوهمية؟
هي تلك الحجوزات العشوائية والمتكررة التي يقوم بها عملاء محتملين ولا يحضرون في مواعيدهم.
لماذا تعتبر وهمية؟
من السهل أن تدع عواطفك تسيطر عليك، خاصةً عندما يكون عملائك هم من اختاروا الجدول الزمني في المقام الأول لكن تذكر دائماً أنه كان من الممكن الاستفادة من أوقات الحجوزات الوهمية الفائتة واستخدامها لعملاء آخرين كانوا حتماً سيحضرون في الوقت المحدد.
طرق التخلص من الحجوزات الوهمية
هناك العديد من الطرق التي يمكن اتباعها عند عدم حضور عملائك المحتملين في مواعيدهم المجدولة:
1- حاول الوصول لتبرير الموقف
أولاً، اكتشف سبب عدم تمكن العميل المحتمل من الحضور. قد تكون هناك عوامل مختلفة تلعب دورًا مهماً في سبب فشل حضورهم الموعد، وقد يكون بعضها خارج عن إرادتهم. على سبيل المثال، يعد الإنترنت المتقطع، والرحلات الجوية المتأخرة، والكوارث الطبيعية، وحالات الطوارئ أسبابًا مؤسفة ومشروعة لتغيبهم عن الموعد. إذا أردت أن تظل محترفًا قدر الإمكان، فيجب أن تحافظ على هذا التصرف حتى تسمع منهم.
2- حاول ان تفهم بسرعة عند الوصول إليهم
يُقال إن العملاء المحتملين لا يستجيبون لرسائل البريد الإلكتروني والمكالمات أثناء محاولتك فهم سبب عدم تمكنهم من حضور الموعد.
من المحتمل أن يكون هناك سببان لحدوث ذلك:
لم يعودوا مهتمين بعملك ويرغبون في إنهاء التواصل معك.
لا يمكنهم الرد على مكالماتهم أو الرد عليها بسبب عطلة أو شيء مشابه.
في هذه المرحلة، لا توجد إجابة صحيحة أو خاطئة. نظرًا لأن هدفك هو تحويلهم إلى عملاء وعملاء دائمين، فأنت تريد أن تفعل كل ما بوسعك لتحويل معظم العملاء المحتملين بشكل أسرع (أو أفضل العملاء المحتملين إلى عملاء دائمين، حتى لو استغرقوا وقتًا أطول قليلاً). لكن ما لا يجب عليك فعله هو مضايقتهم.
إذا لم يردوا على رسالتك في المرة الثانية أو الثالثة، فهناك المزيد من الفرص لعدم الرد على الرسائل الناجحة. هذا هو السبب في أنه من الأفضل في معظم الحالات تركيز كل طاقتك على العملاء المحتملين المهتمين حقاً بنشاطك التجاري. يتوقف قرارك هنا على مدى معرفتك بعملائك المحتملين والسوق نفسه.
3- لا تضع اللوم على العملاء
إذا كان سبب العميل هو الإهمال أو شيء مشابه، فإن بعض أصحاب الأعمال يستغلون خطأهم حتى يتمكنوا من تأمين موعد. هذه ممارسة بيع سيئة لأنك تجبرهم على فعل شيء للتعويض عن الخطأ الذي فعلوه. بينما يمكنك دفعهم على إجراء مكالمة معك باستخدام هذه الطريقة، إلا أنها لا تأتي من عملاء محتملين يرغبون حقًا في التحدث إليك. هل تريد أن تكون تلك الشركة التي تستغل أخطاء الأشخاص للضغط عليهم للقيام بأعمال تجارية معك؟ (نأمل أن يكون الجواب “لا”). أيضًا، الأنترنت يكشف جميع التكتيكات المشكوك فيها والتي تتناقل بسرعة في عالم الأنترنت. ينتج عن هذا تلقي شركتك للتقييمات السلبية، مما يؤدي إلى انخفاض مبيعاتك. بدلاً من الشعور بالذنب، يجب عليك ببساطة إظهار تفهمك للعميل والانتقال إلى الخطوة التالية.
4- اقترح إعادة جدولة الموعد
بدلاً من التحقيق مع العملاء المحتملين، يجب عليك أن تزيد ثقتهم في الخدمات التي تقدمها لهم. يمكنك القيام بذلك عن طريق مطالبتهم بإعادة جدولة الموعد في وقت جديد يناسبهم. باستخدام بوكينزي، يمكنك اتاحة حجز موعد لديك والسماح لهم بتحديد الوقت والتاريخ اللذين يريدون فيهما إعادة جدولة الموعد. سواء كان لديك نشاط تجاري محلي يبيع منتجات مادية أو خدمة عبر الإنترنت، فأنت تريد منهم أن يأخذوا زمام المبادرة وتمنحهم التحكم الكامل في الموعد القادم. يساعد ذلك في الحصول على تأييدهم للموعد، وهو أمر مهم بشكل خاص لأن عدم الحضور سيكون له عواقب أكبر من المعتاد.
على سبيل المثال ، إذا كانت شركتك تريد إطلاق بودكاست، فإن جعل ضيفك يفوت الوقت المحدد سيكون أمرًا محرجًا وغير مريح. لذا، يمكنك جدولة موعدين – يكون في اليوم الأول للبودكاست “بروفة فنية” لمدة خمس دقائق للتأكد من أن جميع المعدات تعمل ويساعد ذلك بطريقتين:
- إذا حضر الضيف للموعد الأول، فأنت تعلم أنه من المرجح أن يظهر في البودكاست الفعلي.
- إذا فات الضيف الموعد الأول ، فأنت تعلم أنك ستحتاج إلى وجود ضيف احتياطي جاهز للبودكاست غدًا في حالة قيام الضيف الأصلي لم يحضر.
لذلك، في مثل هذه الظروف، يمكن أن تكون استراتيجية حجز موعد مرتين عملية للغاية لنشاط البودكاست. أيضًا، من خلال منح العملاء المحتملين فرصة أخرى للالتقاء بك، فإنك تُظهر نوع العمل الذي لديك وتبقي الأبواب مفتوحة بدلا من إغلاقها، مما يتيح لهم الشعور بالحرية والأمان عند التعامل معك.
5- متابعة حجوزات العملاء
بمجرد تحديد وقت وتاريخ الموعد، تحتاج إلى التأكد من أنه لايمكنهم نسيانه. يسمح لك بوكينزي بدمج تقويم Google، بحيث يظهر تاريخ الحجز المجدول في التقويم الخاص بهم. سيقوم بوكينزي أيضًا بتذكيرهم بالموعد قبل ساعة أو دقائق من الموعد. بالتأكيد، لا يوجد سبب لتفويت الموعد بعد التذكير.
لسوء الحظ، هناك الكثير من الأشياء التي يمكن أن تحدث قبل الموعد والتي قد تمنع حدوث ذلك مرة أخرى. في هذه الحالة، يجب أن تضع الأشياء بين يديك لضمان حضور العميل في الموعد المحدد. يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني إليهم قبل يوم أو ساعات من الموعد. في البريد الإلكتروني، يمكنك ببساطة تذكيرهم بوقت الموعد والتاريخ، وتزويدهم بتفاصيل الموعد وطريقة التواصل معك في حالة حدوث شيء ما.
يمكنك أيضًا أن تكون مبدعًا من خلال مشاركة بضع شرائح حول العرض التقديمي لإظهار أنك وفريقك متحمسين بشأن الموعد بالإضافة إلى التأثير عليهم للحضور من خلال ذكر الوقت الذي استغرقه فريقك لإعداد العرض التقديمي، من البحث إلى التصميم. كلما زاد الرقم، كان ذلك أفضل!
بينما تقترب هذه التكتيكات من الشعور بالذنب، وإذا تم إجراؤها بشكل صحيح، فإنها تُظهر أنك كرست مواردك للموعد وتأخذ وقتهم على محمل الجد. أنت فقط تريد منهم أن يبذلوا القليل من الجهد من خلال حضور موعدهم في الوقت المحدد. يمكنك أيضًا تجاوز رسائل البريد الإلكتروني عن طريق إرسال رسالة تذكير نصية إذا كانت لديك أرقام هواتفهم. تضمن تغطية جميع القواعد الخاصة بك أن موعدك مؤكد.
6- اجعل عربون الحجز إلزامي
ضع قيمة عربون الحجز شرط أساسي لتأكيد الحجز مع عملائك لأن قيام العميل بدفع العربون يدل على جديته في الحضور ولا تنسى التنويه بأن قيمة العربون غير مستردة للبقاء في ذهن العميل.
في الختام
بغض النظر عن نوع النشاط أو العمل الذي تديره، فإن وجود نظام حجز إلكتروني سيؤدي إلى أتمتة سير عملك ويوفر لك الوقت. الهدف الرئيسي لجميع أدوات الأتمتة والإدارة هو نفسه: بناء علاقة قوية بين عملك والعملاء. سوف تنعكس كيفية إدارتك ورعايتك لعملائك المحتملين على عدد العملاء الذين يمكنهم الحضور في الوقت المحدد وسيزيد من ذلك مقدار الإيرادات التي يمكن أن يحققها عملك بمرور الوقت. ومع ذلك، يحتاج بعض العملاء المحتملين إلى المزيد من التحفيز والدفع مقارنة بالآخرين حتى تتمكن من دفعهم على القيام بالإجراء الذي تريده. في هذه الحالة، فإن دفعهم على الالتزام بموعد مجدول يعزز من فرص زيادة مبيعاتك.
ولكن بالنسبة إلى العملاء المحتملين غير القادرين على الحضور إلى الموعد لأي سبب من الأسباب، فهذه ليست نهاية العالم بالنسبة لك. طالما اتبعت الخطوات المذكورة أعلاه، يجب أن تكون قادرًا على التواصل معهم بشكل احترافي وتحويل هذه الانتكاسة إلى فرصة بيع خدمة ذهبية. تعرف على ما هو الأفضل لشركتك، ولا تنس إقناع عملائك بأنك الخيار الأفضل.
