عندما يقوم العميل بإلغاء موعده في آخر دقيقة، فلن تتمكن تقريبًا من ملء هذا الفراغ بموعد جديد.
هل بدأت في التفكير في مدى روعة الأمر إذا لم يتم إلغاء المواعيد!.
يمكن أن يكون الأمر مرهقًا للغاية عندما يلغي العميل موعدًا في اللحظة الأخيرة. قد تؤدي عمليات الإلغاء إلى أكثر من مجرد مضيعة للوقت والمال.
عندما يقوم أي شخص بإلغاء موعده أو إعادة جدولته في اللحظة الأخيرة، فمن شبه المؤكد أنك لن تكون قادرًا على ملء الفراغ بموعد بديل.
قد تتألم معنوياتك وقد تفوتك فرصة لكسب المال نتيجة لذلك. وستبدأ في التخيّل بأنه كم سيكون رائعًا إذا لم يتم إلغاء المواعيد أو تأخيرها.! 
لحسن الحظ، هناك العديد من الاقتراحات التي يمكننا استخدامها جميعًا لرفع ولتحسين معدلات حضور المواعيد.
وتم إختصارها في قائمة بطرق رفع معدل حضور المستفيدين لمواعيدهم.
طرق رفع معدل حضور المستفيدين لمواعيدهم باستخدام نظام الحجز الإلكتروني:
1- امنح العميل تجربة ممتازة للحفاظ على قدومه
لا يزال من الضروري أن يكون لديك منتج أو خدمة رائعة. ومع ذلك، إذا لم تقم ببناء علاقات إيجابية مع عملائك، فسيكون ذلك عديم الفائدة تقريبًا.
توضح خدمة العملاء الناجحة للعملاء أنك تقدّر وقتهم واهتماماتهم وتذهب إلى أي مدى كان لتضمن حصولهم على ما يريدون.
يجب أن تجعل العملاء يشعرون بأهميتهم واحترامهم مع الاستمرار في إيجاد حلول سريعة لمشاكلهم. نظرًا لأن عددًا قليلاً فقط من الشركات يمكنها القيام بذلك، يمكنك أن تكون واحدًا من الشركات القليلة، وسيكون عملاؤك أكثر حرصًا على حضور المواعيد بمجرد أن تتعلم ذلك.
2- تجنّب العملاء الذين يسببون لك المشاكل
شيء واحد يجب أن تضعه في الاعتبار هو أن عملائك يعتمدون عليك بقدر ما تعتمد عليهم في إدارة شركتك. إذا كانوا يتخطون المواعيد، أو يعيدون الجدولة في اللحظة الأخيرة، أو يتأخرون دائماً، فيجب أن تفكر فيما إن كان الحفاظ عليهم مفيدًا لك أو يسبب لك المزيد من التعقيدات.
من المرجّح أن يتسبب العميل الذي يقوم بالإلغاء باستمرار في اللحظة الأخيرة في حدوث المشكلات في شركتك، مما يترك لك وقتًا قصيرًا لملء التقويم الخاص بالمواعيد بعميل آخر. أو ربما لم يقوموا حتى بإعادة الجدولة ولم يحضروا ؛ في المقابل ستقوم أنت بالتواصل معهم لمعرفة سبب عدم حضورهم وإعادة جدولة الموعد مرة أخرى.
لا يؤدي هذا النوع من العملاء إلى تعطيل جدولك الزمني فحسب، بل يؤدي أيضًا إلى تحويل انتباهك بعيدًا عن الآخرين الذين يحتاجون إلى مساعدتك. ربما يحتاج أي شخص إلى استشارة فورية، لكنك ترفض لأن جدول المواعيد الخاص بك مكتمل بالفعل. يجب أن تعيش مع الطلبات العاجلة إذا كنت تعلم أن الآخر سيلغي الاجتماع مرة أخرى.
3- احصل على نظام الحجز الالكتروني لحجز المواعيد عبر الإنترنت
يبحث العملاء في الوقت الحاضر في الإنترنت عن أي معلومات يحتاجون إليها. سيحصلون على اليد العليا إذا كان لديك نظام الحجز الالكتروني عبر الإنترنت مثل بوكينزي. لن تقتصر على الخيارات التي يوفرها ممثل خدمة العملاء بهذه الطريقة، بل سيكون لديهم خيار اختيار جداولهم وإعادة جدولتها.
يمكن لنظام الحجز الالكتروني من جدولة مواعيد بشكل آلي ويجعل العملية أبسط وأسرع. بوكينزي هو أحد أفضل موفرين أنظمة الحجز الالكتروني لحجز المواعيد. يحتوي بوكينزي على الكثير من المميزات مثل: السماح لعملائك بدفع العربون أو القيمة كاملة من خلال مدفوعات PayPal و Stripe والسماح للعملاء بالحصول على مواعيد جماعية والمزيد من المميزات التي تجعل خدمتك لعملائك مميزة جداً.
يمكن الإطلاع على جميع مميزات بوكينزي من خلال زيارة صفحة المميزات وسترى مدى اختلاف خدمات بوكينزي عن الآخرين.
علاوة على ذلك، بمجرد أن يرى العملاء جميع الخيارات المتاحة قبل اختيار الخيار الأنسب، سيعمل ذلك على :
- تقليل احتمال تفويتهم للموعد.
- زيادة معدل حضور مواعيد العملاء.
إذا كنت لا تعرف كيفية الاختيار بين أنظمة الحجز الالكتروني، فافهم أولاً المميزات المهمة الملائمة للنشاط والتي يجب البحث عنها في نظام الحجز الالكتروني للمواعيد.
4- اثبت لهم الفائدة من الموعد
يقوم العملاء بجدولة موعد معك لشيء حيوي يريدونه. العميل مثل أي شخص آخر، عندما يكون لدى العميل جدول زمني مكتظ ومزدحم، فمن الملائم التغاضي عن الموعد ومحاولة القيام بشيء آخر.
يجب أن تكون الشخص الذي يذكرهم بمدى الفائدة التي سيحصلون عليها منك إذا حضروا إلى الموعد. سيكتشف العديد من العملاء أن الموعد سيوفر لهم أكثر بكثير مما كانوا يتوقعون.
اعتمادًا على كيفية تقديم الفوائد لهم، سيبدأ العميل في التفكير بالفوائد.
5- إنشاء قائمة انتظار
نحن نتوق إلى شيء ليس لدينا لغرض ما لا يمكن تفسيره. ويمكننا الإنتظار حتى نتوصل إلى كيفية الحصول على ما نريد. والمثير للدهشة أنه كلما طال انتظارنا، أصبحت المكافأة أكثر إغراءً. على سبيل المثال، نذهب إلى الجامعة معتقدين أننا سنتخرج في غضون سنوات قليلة. يعتبره الكثير منا بداية لوجود جديد، ونحن ننتظر وصوله بفارغ الصبر. وكلما اقتربنا من التخرج، ازداد قلقنا.
المواعيد هي نفسها. عندما ينضم الأشخاص إلى قائمة الانتظار، فهذا يعني أن حجز موعد معك أمر صعب وأنه سيتعين عليهم الدخول في قائمة الانتظار لرؤيتك.
فائدة أخرى لقائمة الانتظار هي أنها تجعل العمل أكثر سهولة. لن تضطر إلى البحث عن أي شخص آخر إذا ألغى الشخص الأول عندما تكون لديك هذه القائمة. سيقوم النظام بملئها بالشخص التالي في القائمة تلقائيًا.
6- ارجع إلى العملاء الذين لم يحضروا مواعيدهم
عندما يحضر العميل ، ويمضي الاجتماع كما هو مقرر ، فإن إرسال ملاحظات المتابعة يعد فكرة رائعة. ومع ذلك ، يمكن أن يكون أداة أكثر حيوية لأولئك الذين فشلوا في الحضور.
إذا فشل أحد العملاء في الحضور لحضور اجتماع ، فإن أول شيء يمكنك فعله هو الاتصال به للاستعلام عن مكان وجوده. سواء لم ينسوا فقط لأن هناك مبررًا لذلك ، يمكنك الاستمرار في مساعدتهم إذا استطعت. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأثبت أنك على دراية بالموقف وابذل جهدًا لإعادة جدولة الاجتماع في أقرب وقت ممكن.
إذا لم تفعل ذلك بشكل صحيح على الهاتف ، فقد تواجه مشكلة في إعادتها إلى المسار الصحيح. لفترة طويلة ، من المرجح أن يهمل العملاء إعادة جدولة الاستشارة. إذا فشلوا في تحديد موعد اجتماع على الفور ، فاستفسر عن أفضل وقت للاتصال بهم.
7- حاول أن تكون دقيقاً
الالتزام بالمواعيد هو أحد أهم خصائص الشركة. سيثبت أنك تهتم بالأشخاص الذين تتعامل معهم وتقدر وقتهم إذا واصلت الحضور في الوقت المحدد لاجتماعاتك وفعلت تمامًا كما وعدت.
ومع ذلك ، فإن الحاجة إلى أن تكون في الوقت المحدد ليست هي نفسها دائمًا في الوقت المحدد. لن تتمكن من الوصول إلى موعدك في الموعد المحدد بسبب ظروف غير متوقعة. نتيجة لذلك ، لتجنب إزعاج عملائك ، حاول أن تضع في اعتبارك مثل هذه الظروف غير المتوقعة أثناء التخطيط ليومك أو أسبوعك.
8- أظهر امتنانك
لا يقتصر التقدير على تقديم الهدايا أو الإيماءات الكبرى. الأمر بسيط مثل قول “شكرًا” وإثبات أنك تعني ما تقوله. هناك العديد من الطرق لتظهر لعملائك أنك تقدرهم. أبسط طريقة هي شكرهم شخصيًا والتأكيد على مدى أهميتهم للشركة.
تحب أي شركة تقديم ملاحظات شكر مكتوبة بخط اليد أو بطاقات شكر مخصصة. نتيجة لذلك ، لا يشعر العملاء بالترحيب فحسب ، بل يشعرون بالفرد أيضًا. وعندما نشعر بالخصوصية ، نريد جميعًا أن نكون لطفاء مع الشخص الذي أعطانا هذا الشعور.
سيكون عملاؤك الذين تلقوا رسالة الشكر أقل احتمالا لإلغاء موعدهم في المرة التالية التي يكون لديهم فيها موعدًا.
9- حاول إرسال تذكير
قد تكون شخصًا مشغولًا وتتمنى من جميع عملائك أن يقدروا وقتك وأن يصلوا عندما يقولون إنهم سيفعلون ذلك. قد يكون هذا صحيحًا ، ولكن ضع في اعتبارك أن المشترين لا يزالون يتعرضون لضغوط من أجل الوقت. سوف يصبحون مشغولين للغاية لدرجة أنهم ينسون الموعد الذي حددوه معك.
يعد إرسال ملاحظات المواعيد إليهم وإخبارهم أنك تراعي بما يكفي لمساعدتهم في التذكيرات نهجًا مباشرًا.
حتى عندما تقدم تذكيرات ، يمكن للعملاء عدم الحضور لمواعيدهم. وعلى الرغم من أن عدم الحضور ليس متعمدًا ، إلا أنه من الجيد إزالته.
باستخدام نظام حجز المواعيد “الحجز الإلكتروني” في بوكينزي ، يمكنك إرسال إشعارات الرسائل القصيرة ورسائل البريد الإلكتروني و WhatsApp إلى عملائك.
10- حاول إخضاعهم للمسائلة
يمكنك القيام بالكثير من الأشياء لمحاسبة المستهلكين. الشفافية المالية هي واحدة من أكثر الطرق فعالية.
بمعنى آخر ، يجب عليك جدولة المواعيد والاجتماعات مسبقًا. لا يطلب منهم دفع المبلغ كاملاً قبل الاجتماع ؛ ولكن ، مايكلفهم نسبة من التكلفة سيجعلهم يفكرون مرتين قبل إلغاء الموعد.
في الختام
بشكل عام ، إذا كنت ترغب في رفع معدل حضور المواعيد ، يمكنك إثبات أنك أفضل خيار متاح وأن لديك فرصة ليأتيك العميل. المواعيد المدفوعة مسبقًا تناسب بعض الشركات ؛ بالنسبة للآخرين ، التحديثات المبهجة كافية. قد تحصل على استخدامها.
تعرف على ما هو الأفضل لشركتك ، ولا تنس إقناع عملائك بأنك الخيار الأفضل.
